参谋助手论:为首长服务的艺术-第25部分

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、明码电报、普通邮局转达机密事项，不携带机密材料游览、参观、　探亲、访友和出入公共场所。不在不利于保密的地方存放文件、资料，更不准将机密文件、　资料、刊物据为己有。　　（四）不在办公室内拍照、录音、录像，不把无关人员带入放有保密文件的办公室和其　他保密场所。　　（五）不与外国机关、团体和人员进行私人交往，不与了解不深的人交朋友。与港台人　员及国外亲友通信需经领导同意。当然更不能谈论涉及保密事项。　　（六）外出执行任务时，机密文件交由专门机要人员携带，调动工作要办好机密文件、　资料、刊物和笔记的移交，不能将有关机密的东西私自带走。　　（七）下班和离开办公室时，要收好文件，关好门窗，锁好抽屉，并仔细检查一遍，直　至一切安全可靠时再离开。　　（八）敢于同一切失密、泄密的行为作斗争。　三、关于文件的保密　由于秘书人员与各级上传下达的文件打交道最多，而失密、泄密的经验教训告诉我们，　文件失密、泄密的机会为最多。所以这里有必要将文件的保密问题强调几句。　秘书在收发、阅读、办理文件过程中，应做好七个环节的保密工作。　　（一）登记。凡收文、发文、分送、传递、借阅、移交、销毁等都应健全严格的登记制　度，做到事事有手续，件件有着落，使机密文件在收进、发出、处理和运转过程中均有记载　和依据。不能因为是老熟人、老首长就省免这个手续。一旦出了问题，秘书会有口说不清。　　（二）传阅。秘书应按规定级限执行，不得自行扩大阅读范围，明着给规定范围内的首　长看，暗着给规定范围外的首长看，用这种方式讨好某些职小但权大的首长。有个秘书他觉　察到政治部的一位副主任很可能近期内当主任或副政委，就经常拿着规定只供常委传阅的文　件给这位副主任看，就这点，这位副主任对这位秘书格外偏爱。不久，这位副主任真的当了　主任，对这位秘书也委以重任。这种做法是极不正常的。　　（三）复制。机密文件不得擅自抄录。需要复制必须履行审批、登记手续，并将复制件　与原件同样管理，复制过程中形成的废页必须及时销毁。　　（四）印制必须按批准的份数，不得擅自多印多留。印制过程中，秘书人员要亲自监印。　印制形成的蜡纸、衬纸、废页、废件等必须及时销毁，对机密文件的草稿应与正式稿件同样　对待。文件在印刷前要注明密级，确定发送范围以及是否可以翻印、复制等。　　（五）传递。传递必须有保密措施，不能随便放在一个杂乱的公文包里或顺手往口袋一　装。在传递过程中，不能交其他人员看管。机密文件应走机要交通，不得通过普通邮局邮寄。　跟随首长或自行外出携带密件要经有关领导批准，并采取保密措施。　　（六）保管。秘书的办公室如果没有保密设施，不应存放机密文件过夜，随用随借随还，　手续清楚。　　（七）交接。秘书人员的工作调动时，应将文件清理登记，全部移交，并办理清退手续。
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四、关于会议的保密　由于秘书人员经常参加各种会议特别是一些机密性会议，而失密和泄密的经验教训也告　诉我们，会议内容失密、泄密的现象也时有发生。所以，有必要对会议保密的问题也强调几　句。　　（一）召开秘密程度较高的会议，秘书人员在会前应与保卫、保密部门取得联系，共同　采用安全保卫措施，并提醒或建议首长对与会人员进行保密教育，严格规定保密纪律。　　（二）会前，秘书人员应协同有关部门检查会议场所及设施。不在内、外宾混住的宾馆、　饭店召开机密会议，会议人员的居住要相对集中。　　（三）秘书人员在会前应对会场的扩音、录音设备进行保密检查，防止扩音设备泄密。　对机密会议，严禁使用无线话筒录音扩音。　　（四）秘书要经常提醒会场保卫人员和宾馆服务人员，严禁与会议无关的人员进入会场，　自己更不能将无关人员带入会场。对需要列席会议的人员名单，秘书应事先过目一遍，然后　再将名单报有关领导审定。　　（五）秘书人员不能利用工作之便乱印乱发会议文件。会议期间印发的机密文件，应按　规定标明密级，统一编号，登记分发。对于与会人员呈送给首长的有关文件，秘书不能私拆　偷看，应及时呈送首长。如果对其中的内容略有所知也不能乱说乱传，对只供首长参考、审　阅的通报、情况反映、内部快讯，要快送、快传，并统一编号，妥为保存，对其中的内容也　要加以保密。　　（六）秘书人员不得以任何形式向外泄露会议秘密内容。对某些宣传、新闻单位编写的　简报以及对会议的公开报道，秘书人员也应审查把关，防止泄密。会议有关内容需要向外传　达时，应划分好范围。　　（七）会议结束时，秘书应及时清退文件，并协助有关人员对会址特别是首长住所以及　些秘密场所，进行保密检查，防止遗失文件、资料、笔记本等。　五、秘书人员保密观念的特殊品质　保守秘密是秘书工作者极为重要的政治责任和职业纪律。周恩来早就对秘书工作人员提　出过三条基本要求，这就是：“第一要保密，第二要准确，第三要迅速。”周恩来把保密放在　首位，可见保密工作在秘书工作中的重要地位。　　（一）保持高度警惕　有了高度的警惕性，就有了做好保密工作的自觉性。从某种意义上讲，真正的危险不在　于境外情报机关的各种势力的窃密活动，而在于我们内部思想麻痹，丧失警惕。秘书部门天　天接触秘密，稍有不慎，就可能出问题。从过去秘书部门发生的泄密情况看，多数属于思想　麻痹大意而导致文件丢失或被盗。因此，作为一个秘书人员，必须时刻提高警惕，牢固树立　敌情观念、组织纪律观念，严格执行保密制度。任何时候都不能放松对敌特和其他不法分子　的防范和斗争，特别是在当前改革开放的社会环境中，境外敌对势力和国内一些别有用心的　人往往以金钱、物质、色情作为诱饵，拉拢、收买、利用我内部一些意志不坚定、思想不健　康的人为其提供秘密情报，而秘书人员又是他们注意的重点对像。因此，秘书人员要时刻保　持警惕，自觉抵制各种剥削阶级腐朽思想的侵蚀，清正廉洁，忠于职守，确保党和国家机密　的安全。　　（二）做到严宽结合　　秘书人员要牢记保密宗旨，在制定保密工作的制度、措施，处理保密工作中遇到的矛　　108　
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盾和问题时，都要有利于维护国家和军队的安全，有利于保卫和促进改革开放和社会主义现　代化建设。秘书部门贯彻执行保密工作的方针要处理好三个关系：　首先，要正确处理确保秘密与便利工作的关系，对必须保住的秘密要千方百计地保住。　但是，在保密的同时，要注意研究怎样保得好，保得适当，在保证有关秘密安全的前提下，　尽量方便工作。过去，有人片面强调保密，害怕文件丢失、泄密而将一些应当分发、阅办的　秘密文件锁在柜子里，以致妨碍工作。在确保秘密与便利工作之间，秘书部门要善于找到二　者的最佳结合点。秘书工作是为领导和领导工作服务的，如何既搞好服务，又符合保密的要　求，就要多想办法。　第二，要处理好确保核心秘密与放宽对非核心秘密的限制的关系，把原则性与灵活性结　合起来。比如，秘书部门每天收到很多文件、简报、资料，其中载有一些很有利用价值的信　息，只要不是涉及国家的核心秘密，可以根据工作的需要，有区别地放宽限制，以充分发挥　这些信息的社会效益。秘书人员不要把“保密”搞成“神秘”，好像自己知道的事情，都是　高深莫测，密不可传的。　第三，要正确处理保守秘密与政务公开的关系。政务公开一般是指各级领导机关的一些　公务活动要让群众知道，使群众有更多的参政议政机会和条件。秘书人员不能借口“保密”　把本来应该公开的事情包捂起来。当然，也不能一味强调“透明度”，不讲保密，把什么都　向外公开。即使是有些需要公开的事情，也有一个掌握公开的时机和范围的问题。现在有些　同志在强调政务公开以后，忽视保密，把一些不宜翻印的秘密文件随便翻印，不该扩大传达　范围的文件和会议精神扩大传达了。这是违反保密规定的。　　（三）谨防密从口出　秘书人员的保密，其实最为重要的是不要“乱说乱道”。　一是防止随口应付。因为秘书常在首长身边，并大量接触机密文件，大家都觉得你跟常　人不一样，知道的事情不仅多，而且准确可靠。对你随便讲的一些话，都是特别信以为真的，　对你的作用是格外夸大的，人们常常以你说的一些话为“宗旨”去待人处事。比如，甲问秘　书：“最近首长对我怎么样？”秘书曰：“挺好的。”甲高兴极了，其实根本没那回事。乙问　秘书：“首长对我怎么样？”秘书曰：“一般化吧！”乙极度扫兴，其实根本没那回事。丙问　秘书：“最近研究科长名单有没有我的份？”秘书曰：“你也算一个吧！”丙快活极了，其实　根本没那回事。所有这些，秘书都是在一问一答中顺口说的，也没什么泄不泄密的问题，但　却引起了对方的思想波动。所以秘书特别在对人的评价和人事安排上，讲话要格外小心，不　可信口开河，更不可胡言乱语。　二是要防止冰冷面孔。有些同志一当上秘书，好像自己就是拿大事的，就是高人一头的。　脸面是冰冷的，表情是严肃的。走路不和别人同行，吃饭不和别人同桌，见了谁都低个头不　说话，生怕别人沾下一层皮。当别人问你个什么事时，你都很神秘地说：“这个事要保密！”　　“这事我知道，但不能告诉你。“这事首长研究过了，过几天你听正式传达吧！”这些做法都　让人吃不消。秘书保密应使用和善友好的方式，让人听了感到既不伤面子，又能保住秘密。　当然也不能一味地说“不知道”。有些文件下面都传达过了，你还哄别人“我不知道”，也未　免太过分了，让人看出你的虚伪。　三是要防止以泄密讨好。在生活中我们发现，有些秘书用泄密去交朋友；用泄密去拉关　系、办私事；用泄密去讨好某些领导及领导的亲属，特别是别人一吹一捧，自己就晕乎乎，　不该说的乱说。因此，秘书人员特别要防止“密从口出”。不能以“消息灵通人士”自居，　好像自己就是“露透社”，把知晓的党和国家的秘密作为炫耀自己的资本。不能讲亲疏，讲　关系，讲面子，不讲原则和纪律，随意向家属和亲友、熟人透露秘密。　　　109　
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六、做好办公自动化中的保密工作　随着科学技术的发展，现代化的办公设备越来越多地进入了各级机关。秘书部门在使用　现代化办公手段进行信息传输和处理中，要建立健全并严格执行保密制度，不能只图工作方　便而不顾保密。秘书人员应切实做到：不在未采取保密措施的各种有线、无线通信工具和计　算机网络中传输秘密信息；一般秘密内容，如发传真，应当加密传发；拍发密码电报，其内　容应限于党和国家的重要秘密事项，或不宜用其他方式传递的事项；在办文中，坚持“明来　明复，密来密复”；未经主管领导批准和因特定的工作需要，不能使用本单位的通信工具擅　自与境外的机构、人员联络；复印机密文件、资料，要按规定履行批准手续，认真登记，并　严格按批准的复制数量和发放范围办理。秘书人员还有责任提醒和督促领导同志做好保密工　作，经常向领导尤其是新上来的领导干部宣传保密工作的制度和要求，以引起他们对保密工　作的重视。毛泽东说过：告诉首长同志，不要把文件装在口袋里，要知道口袋是会漏的。因　此，秘书人员不仅要给首长当好业务工作的参谋助手，也要给首长当好保密工作的参谋助手。　在履行上述保密责任时，秘书部门还要注意做好信访、接待、档案管理中的保密工作。　在处理群众来信来访工作中，对检举、揭发、控告材料和情况反映，不得向外扩散，对于检　举、揭发人也要保密。做好档案管理中的保密工作，也是秘书部门的一项重要职责。保密档　案的管理和利用，密级的变更和解除；以及向社会开放的期限，必须按照国家有关保密法规　及《档案法》的规定办理。　　　110　
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为首长挡驾的艺术　挡驾，简言之，是谢绝客人来访、求见的意思。　首长的工作繁忙，需要办理的事情很多。其中接待来访就是一项极平常而又无法避开的　工作。许多首长，把接见来访作为了解下情，密切联系群众，倾听群众呼声的重要工作方法。　许多群众把上访，争取首长接见，做为解决自己实际问题的最好方式。特别是现在，人们对　官甚至是大官，也不那么敬畏了，芝麻大点事也要找首长。　无论是首长接待来访还是来访者求见首长，都可分为主动性和被动性，必要性和非必要　性。秘书只有区别情况，为首长适时挡驾，才能使首长避免一些无谓的纠缠，为首长创造一　个宁静安定的工作氛围。　一、挡驾的时机和对像　挡驾，不是有人来找首长，秘书就去拦一拦，堵一堵，使秘书成为首长和群众、上级和　下级之间一道无影的隔墙。挡驾是有时机有对像的。概括起来有：　1．首长明确告知秘书不愿意接见的人；　2．首长事先未约定接见的人；　3．因鸡毛蒜皮的小事要求首长接见帮助处理的人；　4　．为个人某些问题，三番五次找首长纠缠的人；　5．首长正在忙于应付重大事件无空暇接待的人；　6．态度蛮横，出言不逊，想找首长寻衅闹事的人；　7．首长身体不适，要求探视首长或向首长请示、汇报工作的人；　8．对他要求处理的问题，上级或本级机关已有明确、公正的结论，但其对处理不服，　要求见首长的人。　遇有上述人员，秘书就要适时挡驾。　二、挡驾的几条原则　挡驾是必要的，但要坚持如下几条原则：　　（一）及时请示　一般情况下，首长有预约时，事先会通知秘书的：“今天上午9　点钟，××要来见我，　他来了后让他进来。”但也有许多不相识的客人未预约而来求见首长。如果首长在家，就要　及时报告，秘书不能擅自决定首长接见与否。　某部刘秘书给我们讲了他刚当秘书时的两个事：　其一，一次该部队政委的一位老领导到军队驻地的，一所疗养院疗养，他既不想找部队　的麻烦，也不求部队为他办什么个人私事，就是想来看一看这个部队的政治委员。　这位老领导穿得很朴实，着装打扮几乎像老将军孙毅一样。大热的天还戴了一顶解放帽，　穿了一双发了白的解放鞋。可能是离开部队时间久的缘故吧，当年首长的那种威风一点也不　见了。不论对谁说话，都是满脸的微笑。当他被带入秘书办公室后，简直像山沟里的农民进　了县长大人的家里。秘书递上杯杯水，他双手接了过去。秘书把这位客人上下打量了一番，　心里就嘀咕开了：这哪儿像我们首长的首长？分明是一个没有什么文化，靠资历熬上去的一　个老干部，很可能他和我们政委的关系八竿子也打不着。再说，还不知道他找政委要办什么　　　111　
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麻烦事呢！到时还不是我办？于是问：　　“您和我们政