茅侃侃侃职场-第4部分

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当年被扣钱，我委屈了好久，总认为下片儿是我下班后做的事情啊，又没影响到大家的工作，但后来我自己做了企业之后，我才知道当时自己的做法有多么的不妥。

2006年，我开始做自己的公司，那时公司有一百来人，也有和最初工作的企业一样有令人羡慕的网速。刚开公司的时候我立志要仁义治理公司，不想用一些呆板的条条框框来限制员工。但是，过了没多久，行政的同事让我看了令人肝疼的电费和电话费，小小的电费和电话费竟然占据了日常运营成本很大的比重。

后来，我们认真地研究了一下，这令人肝疼的电费和电话费究竟来自于何处。电费每月很多，一方面是因为很多员工图方便，下了班，一关电脑屏幕就走人了，也不关主机，第二天按开屏幕就直接干活；另一方面就是像我当年一样，夜里挂机下游戏、下电影。

大家想娱乐的心情我很理解，但是这电费高得也太惊人了吧，也是直到这时，我才真正理解当年胖妈对我的惩罚，当时的我是完全不懂公司的运营成本这个概念的。

有些员工下班无聊泡在公司打游戏还不止，再无聊，他们就开始拨打语音声讯电话。真心说一句，那玩意儿要打上瘾了咱先不说对精力有多大损耗，对工作有多大影响，单说花出去的那钱比什么都贵。这就是我们高昂的电话费的去处。有些能够拨打外线电话的直拨机，居然有高达两三千的话费，还不止一部。这些电话又没有开通任何长途业务。

可能在某些员工的眼里，这些话费貌似对于一个公司来说，不算什么，不会造成任何影响，甚至认为，这点话费公司都不会发现。

说实话，当我第一次看到了这样的情况，第一反应并不是生气，而是开始对我之前的公司心怀歉意。自然，就像历史总是有惊人的相似一样，我现在的员工也受到了和我当年一样的惩罚，不知道他们是否真的理解，但从那几天的喷嚏量来看，应该没少念叨我，正如当年我的抱怨让胖妈打喷嚏一样吧。

上一章中，我也提到员工要遵守企业的规章制度，但是，上一章我是从员工的道义角度上来讲述的。这一节我再次强调，是想从企业的角度，来讲解员工遵守企业章法的重要性。

企业的章法与原则其实都是在一些细节中体现的，像我们上面也提到过的，上班不能迟到，上班不要利用公司的公共资源去做与工作无关的事儿（比如没事儿偷个菜啊、找个妹子有事没事地聊几句啊），还有就是要有条理性。

条理首先体现在你的工位和你的电脑桌面上。桌面的整洁程度体现了一个从业者最基本的职业素养。话说谈恋爱的时候，你也不愿意被看到家里杂乱无章的一幕，再不爱干净的小伙子，第一次邀请姑娘来家里，也会假模假式地收拾一下，好歹把脏得能直立起来的袜子藏起来、把四处乱扔新旧不分的内裤洗干净收好。

工作当中，工位的条理不仅让你工作时能够随时找到需要的东西，也能给自己和周围的工友创造一个舒适的办公环境。虽然工作期间可以将文件夹随手放在桌子上，让你的同事感觉到你工作的忙碌，但是下班前最好能收拾干净。如果你能保持你的工位条理，你的老板也会对你有好印象。

电脑桌面也需要有条理，虽然我依然会习惯性地把临时文件和最近要用的文档摆放在桌面，但我必定每周都清理一次，该备份的放入备份文件夹，该按时间和类型归档的归档，桌面只剩一个垃圾桶。这样就可以避免因电脑突然崩溃而导致文件消失的悲剧。如果没存的话，到时候连哭都来不及，你的同事和领导是没有人同情你的。

虽然大部分公司没有将“节约”写进章程，但是它一定是公司提倡并多次强调让员工养成的好习惯。正如我前面说的，不自己做老板，根本感觉不到公司控制运营成本的巨大压力。所以，公司一般会要求打印纸要双面使用。公司会要求下班关灯，关饮水机，关电脑。

对于任何一个企业，即使它再能赚钱，也经不起内耗，每个员工不节约的细节汇总起来，对于公司来说就是一笔难以承担的成本，而每降低运营成本一毛钱，对于每个老板来说，就是多创造了一毛钱的利润，可能你的工资表上就因此多了一分钱。这就是老板的逻辑，这就是公司运营的逻辑。

遵守企业规则是一个企业对员工的要求，当然要做一个合格的员工还需要掌握一些专业技能，一些沟通能力，学会操作工作时要使用的工具，掌握一些工作时的技巧和方法，收集有效信息的办法，下面的章节中我会详细跟大家讲述。

STORY　2　到底做什么，又不做什么？——工作上必须要做的那些事

有些工作虽然老板没有亲自交代给你，但作为有职业素养的从业者，也要自觉去完成它，这些工作大多是常规性工作。有时候正是这些常规性工作促进你不断进步的。

Necessary　Jobs，就是必须要完成的任务。对于员工，它的意思是，就算有些工作老板没有亲自交代给你，但作为有职业素养的从业者，你要自觉地去完成，这些工作大多是常规性工作。有时候就是这些常规性工作促进你不断进步。

下面我介绍的五个常规性工作，就属于Necessary　Jobs的范畴。自我日志管理、周报、月报、季报与年度总结。

可能大家很久没用笔写过日记了。自从互联网上开设了博客、QQ空间、开心网、微博等SNS社区，现在的年轻人可能更习惯于应用这些来记录生活了。我要说的管理的日志和你在互联网上记录生活的日志不一样，自我日志管理是对自己当天工作的总结：我今天完成了什么，没完成什么，完成得如何，明天还有哪些工作要做等等。

自我日志管理的方式可能每个人都不相同，有的人会将日志记在小本子上，有的人会将其保存在一个电子档里，有的人可能将其手写在一张N次贴上，随手贴在桌子上，这些都可以。自我日志管理，大家要选择一个自己习惯的方式。

自我日志管理是非常有必要的，如果没有将任务及时记录下来，提醒自己，工作时就可能出纰漏，就可能出现有些事情你应该做而忘掉做。就可能出现这种情况：老板突然问你某个任务完成得怎么样了，你一想，坏了，给忘了。试问，如果你是领导，遇上这样的员工，你对他的印象会怎么样？也就是说，工作时做好记录有利于工作更有条理性和计划性。

如果说自我日志管理是一种自觉的行为，那么周报、月报、季报和年度总结，据我所知，就是很多公司的硬性要求。日报、周报、月报、季报和年度总结的内容其实都大同小异，只是写的时间范围不同而已。下面我分别以年度总结和周报为例来讲述一下。

公司在每一年结束的时候，都会要求员工写年度总结、年终总结。年度总结其实是自己给自己的评语，对一年自己工作的总体评价，公司根据你的年度总结，再结合领导、同事给你的评价，来决定你今年的年终奖金是多少。

年度总结的主要内容包括回顾一年来自己的工作情况、工作心得、跟同事相处的情况，以及对未来工作的展望，其实就是下一年的工作计划。

总结不是自己想怎么写就怎么写，如果你要写我超额完成任务，跟所有同事相处非常愉快，你的言外之意就是让领导给你加薪，但是并不是你这样写，领导就会给你加薪。你忘了你的上司，你的部门经理还会审核你的年终总结：企业内部的管理系统记录了你这一年做什么，上司会比对你的总结与记录是否有出入，看看你的总结里是不是包括你做了但公司不知道的事情，看看是不是有些工作你应该完成，却没有完成，你的工作问题出现在哪儿，明年如何改正。所以总结应当基于事实来写，这也是诚信的一种表现。

公司的领导实际上更多地关注员工通过总结对自己有没有一个清晰的认识，是不是了解公司这一年都发生了什么，员工在公司的这个大环境下，大发展之下，是不是做到了自己该做的，是不是还可以做得更好。

上文说日志管理主要是靠自觉，主要是自己工作用的，但是日志管理的内容也可以写进周报，这样你公司的领导和同事就知道你这周做了什么事情。

举个例子，如果你是销售员，你在你日志管理上，记录开拓客户的数量和追踪客户的情况，比如你一天打20个电话，一周拜访5次以上的客户。这些是你日志管理的主要内容，也可以将它们体现在周报里。

像周报这种工作总结性质的文件，记录工作时最好量化，量化你的工作任务，量化你的工作目标等，而不是很主观地写这周大概的工作内容，比如，只说这周我进步了，变得更优秀了，但怎么进步了呢？为什么说你进步了呢，你到底完成了什么工作任务。所以，周报之类的工作总结应该基于平时的日志管理写一些实际具体的内容。下一章我还会重点讲述量化的重要性。

假设将来有一天你跳槽到新的用人单位，你要跟人说你很牛时，也要拿出凭证跟数据，这时你就可以借助你工作以来的工作记录，一五一十地跟人说清楚，我做过什么，为什么做得好，为什么我会这么牛。要不然人凭什么相信你？

公司认可员工的价值也要通过他的工作记录和报告。我经常遇到这样的员工，他说他要离职了，我问他：“你为什么离职？”他说：“薪水低，想要更高的薪水。”我跟他聊，我说：“我为什么要给你更高的薪水？”他说：“为什么不能涨薪水，我辛苦工作了这么久？”我说：“你辛苦那么久，你都干什么了，如果你觉得干的活比你应该干的多，你就告诉我。”我让他说，他却说不清楚。这就是因为他平时没有做总结的习惯，所以他跟我谈工资的事情都没有凭证。如果他真的做的活比他应做的多，并跟我讲清楚，我一定会给他涨薪水的。

我在这里提醒大家在做好记录的同时，也一定要保管好自己的这些记录和报告，千万别乱发，也不要乱放，要保存好。因为你记录的内容可能会牵涉到企业秘密，如果乱放或乱发，或者是将不该共享的材料共享，就有可能给自己或公司带来不必要的麻烦。所以，自我管理日志、周报、月报、季报及年度总结一定要做好，但同时也要做好存放工作。

希望大家能够通过这节的内容受到一定的启发，让自己有更多的成长空间，也希望大家，能通过总结、报告和老板、同事有更多的互动和沟通。这样才能更好地和企业一起成长。

STORY　3　万恶的报告——跟“八股文”学写报告

你的报告里的每个观点之间，都是相互独立的，不应该有重复的内容。如果有，就应该将它们合并到上一级逻辑关系中。如果你的报告是由几个观点组成的，你的这几个观点应该覆盖你想表达的所有的问题。

写报告是职场白领的一项必须完成的工作，也是让他们最头疼工作，上节提到的周报、月报和年终总结等属于报告的范畴，不仅如此，项目开始要写的项目计划，项目收尾要写¨。电子书　ＺＥi８。ＣＯm电子书　。电子书　。电子书¨的评估报告等等都属于报告的范畴。总而言之，你在写字楼里遇到一些人问：你在忙什么呢？十有八九得到的回答是写报告呢。通过上节我们已经了解到了写报告的必要性，这一节我就说一下万恶的报告怎么写。

报告按字数的多少，可以分为大型报告、中型报告和小型报告。小型报告是我们最常接触到的，通过邮件或短信等载体，简明扼要地把信息反馈给领导就是小型报告。小型报告是最简单的，只要在报告中表达清楚时间、地点、人物、事件就可以了。

中型报告跟小型报告不同的是，中型报告里会将事件发生的大概过程讲清楚，而大型报告，就要就所报告的事情进行详细分析，包括事件背景、起源、现状以及未来可能面临的问题等等。

报告除了可以按字数分类，还可以按照报告的性质分类。工作中最常接触到的报告是工作总结性的报告，例如每完成一个项目，向上级做汇报，这就是项目性质的报告。报告还可以通过时间的阶段性，将它分为月报、季报、年报等。不管是什么类型的报告，其实就是一种告知的形式。

报告和计划是相对的。大部分企业都会在年初的时候要求员工做个年度计划，也就是一整年的计划，每个人在计划里面设定好这一年预期要达到的目标，之后的工作就要按照计划来执行，年初写了计划，年底的报告实际上就是按照计划来写，有了计划，有了设定的目标，写报告就是要写这些计划完成了没有。

在外企公司，年度计划是很重要的，只有有了计划，才有后面的报告，有效的工作就是所有的计划被很好地完成，并精确地呈现在报告里。但是，在国内的很多企业中，年度计划这项工作还没有开展起来。好的报告的主要内容应该包括：你年初的计划是什么；为了实现计划，你要做哪些事情；哪些事情你做到了，哪些没做到，没做到的原因是什么。

相信大家在写报告时，也像很多在校学生写论文一样，习惯用两样东西：一样是搜索引擎，一样是键盘上的Ctrl＋C、Ctrl＋V，我想着是对那句老话的验证：“天下文章一大抄，看你会抄不会抄。”好的东西，好的知识，好的思想，我认为可以借鉴，但是我希望大家在借鉴时，不要只是机械地毫无任何技术含量地复制粘贴，而要学人家的文章是怎么写的，要学习它的结构、它的逻辑、它的模式。

从小学历史课本上，我们就知道什么叫“八股文”，历史书都是批判八股文的，说八股文禁锢了人们思想，但是根据我写报告的经验，我觉得八股文也不是一无是处。八股文教会我好的文章都具备相似的素质，有好的结构和思想，只要我们认真揣摩好文章，就能掌握作者是怎么构建文章框架的，怎么系统地将思想完美呈现的。

报告是一种有固定形式和固定结果的文体，所以写报告时可以借鉴写八股文的方法，多研究好的报告的写法，自己终究能写出好的报告的。报告最常见的结构是总分总。开局先一个总述，然后分段落叙说，最后再一个总述。还有一种结构是三段式：提出问题、分析问题、解决问题。

这两种模式，不仅对于报告，对于任何文章都有借鉴的意义，简直可以说是放之四海皆适合。

你写报告时采用这两种模式，单独使用或交叉选用，写出来的东西结构就会更严谨。当然你如果期待你的文章是天马行空的风格，这两种模式可能不适合你。但是，商务中的报告，讲求的是精准和效率，而不是有灵性有个性。商务应用公文需要具有清晰性、持续性和稳定性。

汉语是我们的母语，我们从会说话就开始使用它，但是我发现用中文写的报告不如用英文写的报告严谨。英文是一种逻辑性更强的语言，使用它讲述的事情，逻辑思维性会更强，而中文自由性更强，修饰词语更多，会使文章不太简明扼要。如果你不相信，将一段说明性文章翻译成英文，再根据英文的意思，将其翻译成中文，这个过程中，你就可以发现英文表达更加简明扼要。多进行英汉互译，可使自己写文章更加简洁明了。

还有一个很好的方法，可以帮助你写出更简明扼要的文章，就是当你写下一个句子时，你问你自己，我可以去掉哪些词又不影响我这个句子意思的表达的，然后一个一个地