茅侃侃侃职场-第5部分

快捷操作: 按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页 按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页 按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部! 如果本书没有阅读完，想下次继续接着阅读，可使用上方 "收藏到我的浏览器" 功能 和 "加入书签" 功能！


还有一个很好的方法，可以帮助你写出更简明扼要的文章，就是当你写下一个句子时，你问你自己，我可以去掉哪些词又不影响我这个句子意思的表达的，然后一个一个地去掉非关键词。

讲到简明扼要地写文章，我要推荐一本书，名叫《麦肯锡方法》，这本书是关于怎么写商业报告和商业计划书的。里面有一个经典的阐述：你的报告里的每个观点之间，都是相互独立的，不应该有重复的内容，如果有，就应该将它们合并到上一级逻辑关系中。如果你的报告是由几个观点组成的，你的这几个观点应该覆盖你想表达的所有的问题。这些观点之间是相互独立的，为了使文章更为简化，你要看一下这些观点是不是可以再合并。人的大脑处理信息的能力是有限的，所以，报告中的观点最好压缩在三个以内，这样更便于读者理解和记忆。否则，看了你报告的人就可能看了后面忘了前面。

总之，写报告结构要清晰，思路要明确，语言要精练。但是，可能你最初开始写并不能达到这些要求，但关键是写报告时要有这个意识，慢慢锻炼，就能写出结构严谨的报告。

PPT，全称PowerPoint，是商业报告呈现的一种很好的方式。PPT是一个很有用的工具，大家在走向工作岗位之前，一定要学会使用PPT。当你写一篇很长的汇报给老板时，我建议你使用PPT起草这个文件，因为PPT是以张为单位的，它可以使你在最短的时间内，把你想要表达的要点提炼成一个目录，然后根据目录扩充文章。

PPT刚流行的时候，大家可能只是将它视为以张为单位的Word，制作每张PPT大多数人只是使用文字，渐渐地大家开始在PPT里加入图片，使图片和文字很好地结合在一起。用图片说明文字，会使你的阅读对象更快地了解你的报告。

在我的职业生涯中，我有一段不短的时间一直在和PPT打交道。每个人制作的PPT其实都算一个他的作品，大多作品都带着制作者的风格，制作者的逻辑、制作者的思想、制作者的语言都会在PPT中得以呈现。我做的PPT也会带有我自己的风格。

无论你的PPT是什么风格，它都必须具备内在统一性，不仅是风格，还包括字体大小等格式方面的东西，每张都要使用一个统一的模板。不管你的模板是借鉴了别人的，还是自创的，内容的表达形式需要风格统一，比如每张的主标题都用统一大小的字，相同的排列位置。每张PPT使用相同的模板，可以大大提高你制作PPT的效率。

在制作PPT时，要尽量将内容简化，并且最好能在文件的最前面加一个目录索引，这样方便阅读者很快地了解PPT的内容。并且，根据我的经验，当你制作为客户展示的PPT时，最好不要将所讲的内容一字不落地写进PPT，最重要的还是你讲述的内容。并且，如果在PPT里放更多的字，字号必然缩小，一旦小于英文的18号，中文字体的锯齿会相当地严重，PPT需要投放在墙上或者屏幕上，如果字体大于18号，系统会使字体看起来美观得多。

尽量简化PPT的内容不只使它在视觉上更美观，也更方便别人清楚理解你所阐述的内容。通常我放在屏幕上给客户看的内容看起来都很简练，可能只有两三句话，但这不意味着我跟客户只讲三句话，讲的时候我会详细讲解三句话涵盖的每一个细节，而不是照着读那三句话，从这个意义上讲，PPT更像是一个提纲，是我用来提醒客户，接下来要讲的内容。你要把你要讲解内容的核心放在上面，而不是把所有你要传达的东西都放进去，当你试图那么做的时候，你也就失去了重心。

有一次，我陪朋友去参加一个房地产项目的提案，他准备得极其充分，PPT做了一百多页。开发商的老板落座后，他把打印好的厚厚一沓文字版PPT给老板，然后就开始一页一页地往下讲，大概进行了15分钟后，那个老板已经看完了这一百多页。然后，他打断了我朋友，从一百多页中抽出了三页，他说：“你只把第27、38、57页的内容重新给我讲一遍，剩下的就不用讲了。”对那个老板来说，最重要的就是那三张。他来的目的不是要从头听到尾，他只要听到关键点就够了。

所以，如果大家在跟客户开会的时候，需要做PPT的展示，我建议你在开始之前，先告诉大家，今天你讲的主要内容，需要探讨的是哪些问题。你甚至可以问问客户，他感兴趣的是哪部分，哪些是不感兴趣的，所以，客户不感兴趣的部分可以很快跳过，甚至不讲。与其在演讲的过程中被打断，莫不如我们在最开始就征询一下客户的意见。并且，中途被打断是一件很受到打击的事情，觉得辛辛苦苦做了这么久，结果还不被认可。

有很多人喜欢在讲解PPT前把它打印成文字稿件，在开会前发到每个人的手里；有些人不喜欢这种做法，他们想使听众跟着他们的话走，而不是让客户被稿件牵着走，这两种方式都无可厚非，全看个人需要。

在进行PPT展示的时候，时间的控制是相当必要的，如果是在很重要的会议进行PPT展示，建议在正式开始之前，做一个排练，记录一下大概需要的时间。PPT有供记录时间的功能。如果不习惯用PPT计时还可以自己戴表掐算，相比于用PPT计时自己掐表的好处是，它可以让你灵活控制你发言的速度，如果你发现时间不够了，就先说重要的，不重要的跳过；如果时间还很充裕，就慢慢说。

我认识一个毕业于牛津文学系的老板，他演讲特别好，关于演讲他有一个习惯我非常欣赏。每次做演讲以前，他都把要演讲的内容誊写下来，但演讲的时候并不照着读，也不看。他这样做主要是为了梳理自己的思维，思考应该如何去陈述自己的观点，捋清自己的逻辑，还会思考一下，哪一个环节是可以开玩笑的。

我建议职场新人，如果第二天要在报告会上做报告，前一个晚上一定要把准备工作做好。但是，事先准备的稿子尽量不要看，你要让大家觉得你很有自信，非常专业，而不是干巴巴地照本宣科。你想，如果你拿着稿子在那儿读，你自己都不感兴趣听，你都不知道你念的是什么，你指望谁能感兴趣？

跟PPT文档相比，其他商业文档一般要求格式规范，比如有些文档需要加页眉页脚，以便让人一看就知道这是什么项目的什么文件，也便于自己管理；在商业对外文档中最好加入公司的LOGO或信头，这便于对方清楚知道这是哪家公司的文件；同时我建议大家在文档类的文书前面，都加上目录，这样会更方便阅读的人了解文件的概要。

公司一般对文件的规范都有自己的规定，甚至会给文档文件编一个特定的号码，相当于文件的ID，方便个人和公司管理。在管理文档的时候，有两个需要特别注意的因素，一是时间，这份文件是什么时间起草准备的，什么时间做过修改；二是准备的人，这份文件是谁准备的。标清楚文件起草人，是为了方便以后做追踪和交接，方便知道出了问题该找谁，有不清楚的该去问谁。

现在公司一般在新人入职的时候，会给他培训公司的文档管理规则，有的公司的管理规则甚至细化到字体是什么，字号是多大，给领导的文件要用什么样的字号，同事之间的文件要用什么样的字体，包括报告的格式，一级二级三级的标题设置等问题。

我以前在科委政府部门工作的时候，公文的字体一定要是小四号的楷体或者仿宋。可能有人会诧异他们怎么可以规范到这么具体。很多人会好奇，为什么政府的公文规定的字号普遍比一般企业所规定的要大，把字号规定这么大，是为了照顾领导的视力，便于领导阅读。因为大多数的领导都上了年纪。我建议大家在跟大领导、大老板汇报工作的时候，所有的内容应不超过三页纸，字体最小是小四，不能比小四再小。尽量简洁明了地列出一二三，这样大老板可以很快明白你说的事情。

前面说的都是汉字公文的规范，我所接触到的英文公文，字体最小可以到10磅，也就是中文的小五号字，但是大部分英文公文的文字是12磅。

如果是一份中英文结合的文书，在处理文档时，一定要注意中文字体和英文字体的区分。系统默认中英文字体是整合处理的，不是中文一种字体，英文另外一种字体，中英整合后的字体是很难看的，读起来也不够正规。

除了文档的规范和整洁，如何规范地管理文档也很重要。

但是，这个问题却常被大家忽视。大家的电脑桌面，D盘E盘下面是不是有N多新建文件夹？新建文件夹1，新建文件夹2……每次要找一个文件，都要挨个将文件打开看，翻半天还不一定能找到？相信这是很多人都有过或者现在依然有的情况。

大家在学校的时候，可能没那么多文档可存，所以文件乱存放你会觉得没什么问题，但是一旦开始工作，你就会发现这是个严重的问题，你需要保存的文件太多，当你突然需要一份文件的时候，寻找这份文件需要的工作量比较大。并且，文档的增速是你不可预估的，所以，你在保存文件时，如果没有提前做好相应的文档设置或者标题设置的话，将来你需要花更长的时间来管理你的文件。

起文件名是一件蛮讲究的事情。我一直有一个习惯，存文件的时候喜欢把时间写上，在文件名里写清楚年月日，因为有时你需要弄清楚哪个文件是最近更新的版本，比如《2011年3月21号会议纪要（新）》。如果，工作的时候不注意这个问题，存了很多名字类似的文件，那么再找其中一个文件时就可能会消耗很长时间。

文档存放是否有条理和我们的日常生活息息相关。一个生活特别规矩，衣服、裤子、袜子、内衣内裤都能整齐干净地放置的人，在工作上也会条理清楚的。

不只在自己的电脑上需要分门别类地管理文档，有很多公司会给员工提供一个公用的网络硬盘或者服务器，让大家及时上传公用文档、文案或者项目的文书等，在这样的空间存放文件更要条理清楚，因为你的工作做得细致不细致，直接关系到别人能否迅速找到你的文档。

☆‘文~☆；

☆‘人~☆；

☆‘书~☆；

☆‘屋~☆；

☆‘小~☆；

☆‘说~☆；

☆‘下~☆；

☆‘载~☆；

☆‘网~☆；

STORY　4　时间就是金钱——控制好你的时间成本

时间是会像蝴蝶效应一样，引起事件连锁反应的。当我们做一个项目时，如果其中一个环节发生了时间错位，那么后面的环节可能会像多米诺骨牌一样有连环错位。

时间成本是我们常忽略的一个问题，而生命中最高的成本，也是时间。什么是时间成本？是指一定量资金在不同时点上价值量差额。

什么又是时间管理？时间管理在企业培训中是个永远讲不烂的话题，在工作中，若时间管理不当，就可能导致企业的不良运作。

时间与我们联系最紧密，却也最容易被我们忽视。经常会听到大家说时间成本，时间成本，但是真到算成本的时候，有多少人会把时间算到成本里去？大家会感觉成本不就是人力和钱吗？可能大部分人对时间成本还没有一个具象的认识。

有一次，我去参加一个论坛，听到一个项目经理很愤怒地说他招的一个实习生的事：他让在他们公司实习的一个应届毕业生去做一件很简单的事，给客户送一份文件。因为客户着急要，时间特别紧张，所以出发时，他特地叮嘱实习生说：“打车去，坐公车回。”但少说了一句，没告诉他是为什么。

结果这个实习生去的时候是坐公车去的，客户那边等得十万火急，一个接一个地追魂夺命地打电话，人家回来的时候却是打车回来的。我当时特别生气，问他为什么不打车去。他回答说是为了节约成本啊，去的时候他觉得打车太贵了，所以他坐公车去，回来的时候，他说他跑累了，所以就打车回了，反正最后的钱都一样，路上使用的费用也没有差别。

如果按照大家惯用的金钱标准去衡量的话，会发现他说得没错，确实金钱成本是一样的。但是如果用时间成本去衡量，他就大错特错了，他应该去的时候节省时间，但他没能领会经理的意图。发生在新人身上的类似错误还很多，因为他们对企业在时间成本上的控制，时间在项目中的重要性还不够了解。

时间是不可逆的，谁都没有超能力让时间倒着走，也没有能力减缓时间的步伐。简而言之，时间拖得越长，浪费就越多，损失就越大，日后需要为之支付的金钱代价就越大。

“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”是我们从小就听的教导。“花开堪折直须折，莫待无花空折枝”是告诉我们，有花赶紧采赶紧摘，有喜欢的姑娘赶紧追，因为凡事都是过了这村就没这店了。

刚毕业的大学生对时间的控制没那么好，是因为他们在校时大都有大把的空余时间，说实话，很多同学在上学的时候是在挥霍青春。而工作以后，每天8小时的工作时间是法定的，一周5天，一周为企业效力的时间是法定的40个小时。所以，对于企业来说，它需要员工能在这40个小时里尽可能创造更多的价值，所以控制时间成本尤为重要，为了能够在最短的时间内做更多的事情，他们有时候宁可花钱来买时间。

像刚才的那个例子中，如果这个实习生在送完这份合同后，还有其他重要的事情要做，经理一定会说，打车去，打车回。如果合同送完就可以马上开工了，早开工早赚钱，早开一天可能多赚十万，这种情况下一定是打车去打车回，这个时候打车的钱算几个钱？如果因为坐公车，回来晚了，合同需要第二天才能执行，这样公司就可能少挣十万，这时候就需要拿钱买时间。

时间是会像蝴蝶效应一样，引起事件连锁反应的。当我们做一个项目时，如果其中一个环节发生了时间错位，那么后面的环节可能会像多米诺骨牌一样有连环错位。举个简单的例子大家就明白了，假设我每天八点上班，我每天早十分钟出门，大概六点半出门，这样我七点半就能到公司，但我若晚五分钟出门，就可能遇到七点十分的堵车高峰期，导致八点多才到公司。

时间的延缓会导致时间成本的增加，还可能会导致项目收益的急剧降低。节约时间成本就是提高工作效率，优化某个时间段的工作就可能使整个项目的工作得到优化。写这本书的目的就是希望大家能够通过优化工作方法，提高工作效率，降低时间成本。

很多人问过我为什么应届大学生找不到工作，很多地方招人都注明了不要应届生，为什么呢？应届毕业生往往都很有闯劲，很有信念，也很容易认同企业文化，并且像一张白纸一样，可塑性很强，但是，为什么反而不用呢？这就牵扯到了时间成本的问题。大多数中小型企业，负担不起培训新人的时间成本。这里说的成本不是指他们请不起老师教新人，而是，企业给新员工派任务，不仅要抽出人力来教他，还要给他超出老员工二到三倍的时间去完成任务，所以培养新员工不仅要花人力成本还要花费时间成本，这种高额成本的支出，一般企业都难以接受，并且，大学生一般心高气傲，可能刚培养了他，他就跳槽走掉了。所以，中小企业都不太喜欢用大学生。

在生活节奏很快的都市，很多人喜欢打车，喜欢叫快递，喜欢请小时工。这些习惯一些老年人都不理解，他们更信奉节俭，但事实上，选用看似高昂的快捷的方式并不