办公室成功地图-第8部分

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　　就在她睡得正香之际，桌上的电话铃声响了，吓得秦大姐眼睛还未睁开就伸手去抓电话听筒。就在这一抓之下，灾难降临了。由于用力过猛，电话线将办公桌上的一满杯浓茶掀翻了，茶水正好洒在那一叠材料上。汇报提纲、相关资料以及国务院关于将港口下放地方管理的那份红头文件全都未能幸免。秦大姐立刻疯了一般抓过抹布在这些材料上拼命地擦拭着，电话听筒里不住地传来“喂！喂！”的呼叫声，而秦大姐却已经顾不上了，只是拼命地擦拭着，一页一页地擦，一遍遍地擦。纸上的水被擦干了，黄黄的茶渍却怎么也擦不掉，有些字迹也被水洇得模糊不清了，一叠纸皱皱巴巴地比原来厚了一倍。秦大姐看着自己辛苦了一夜的劳动成果变成这个样子，不禁失声哭了。这时，办公室的门被推开了，局长站在秦大姐的面前，大声问：出什么事了，你怎么不接电话？
　　秦大姐知道瞒不过，便把那一叠已不成样子的文件材料递到了局长面前，局长的脸色一下子变得很难看，一句话也没说，把那叠文件重重地摔在桌上，转身走了。
　　文件虽是被摔在办公桌上，却比摔在我的脸上更叫人受不了。我当时甚至想到过死。真的，我到办公室六七年了，局长是有名的“笑弥勒”，你很少能够看到他对谁说话有不笑的时候，更别说发脾气了。但我心里头一点都不怪局长，我这个错误犯得实在是太严重了。事情虽然已经过去十多年了，但提及这段往事，秦大姐还是感慨不已，泪眼模糊。
　　我心里也充满了对秦大姐的同情，便替她鸣起不平来：其实这完全是一次意外，怎么能全怪您呢？要不是您写了一夜的材料，实在是困极了，也不会出这样的事呀！
　　秦大姐知道我是在宽慰她，凄然一笑，说：加班写材料是我分内的工作，与这次事故根本是两回事。再说，能否求得领导对你所犯错误的宽恕，往往不在于你犯错误的原因和动机，而是你能否设法弥补所犯的错误。而这也正是我所犯错误的致命之处。
　　不就是几页材料吗？重新抄一份不就行了？
　　哪有你说的这样简单，从事发到局长出发的时间已不足一个小时了，幸好那天办公室的杨主任担心有什么意外，也早早地上班来了。他立刻组织几个人分头整理，直到局长上车前的三分钟，才总算将一份七拼八凑字迹不一（既有手抄的又有打印的）的汇报提纲送到了局长面前。而那一叠厚厚的相关资料，实在来不及重整了，只好放弃。至于那份在首页上签满了有关市、局领导批示意见的国务院文件我们却再也无法把它复原了，而那是一份多么珍贵的历史资料呀。
　　事实上，这次意外真的影响了局长对市长汇报的效果吗？我问。
　　不知道。有没有影响，全在局长的感觉。局长走后，我主动找到杨主任，表示愿意接受上级的任何处分，并要求离开办公室到基层去工作。杨主任只是说你一夜没睡了，先回家休息，不要想得太多，其他的事以后再说。我知道这样的事他也做不了主，要请示局长以后才能定。
　　后来呢？
　　后来大概你也听说了，处分倒是没有，科长的职务也保住了，只是被调到了机关工会做女工工作。我心里非常明白，这已是考虑了我平时工作表现和许多人暗中向领导讲情的结果了。
　　早就听说秦大姐是老办公室了，后来不知的怎么干起了工会工作，直到这两年才又回到了办公室，原来其中竟还有这么一段故事呢！
　　见我久久不语，秦大姐平静了一下心绪，对我说：有时候，看似非常偶然的一个小小的错误，却需要你用一生的代价去弥补，而要想杜绝这种意外的发生，最好的办法就是养成一种良好的生活态度和生活习惯。
　　水门与水杯，两个风马牛不相及的事件，只是因为事出偶然，才被我放到了一起讲给你听。如果说前一个故事留给人的是滑稽，而后一个故事留给人的则是沉重。记住这两个故事，对你的一生都会有好处。

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苦闷，不知自己该干啥
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　　老生常谈
　　每次忙完手头的工作后，却常有一种无所事事的感觉。有时真的希望领导多布置些任务，省得自己闲在那里难受。
　　＇＇苦闷，不知自己该干啥
　　第9封来信第9封来信苦闷，不知自己该干啥
　　老同志：
　　这还是我第一次在读了你的来信后没有立刻给你回信。读了这两个故事，我感到的只是沉重，却一时不知道该说点什么，所以干脆就什么都不说，但关于水门和水杯的故事我会记一辈子的。
　　在您的谆谆教诲下，我已不像刚来时那样遇上什么事都不知如何下手了，一般情况下，自己分管的这摊子工作都能够应付裕如了，即使是领导交办的各种临时工作，也基本知道该从哪里下手了。但令我感到不安的是，在我忙完手头的工作后，却常有一种无所事事的感觉。为了不让这种感觉过于强烈，最初我还拿出英语书来看看，可越看越觉得书中的内容与实际工作相距过于遥远，实在提不起兴致，后来索性把书一撇，与其他同事一样，打打游戏聊聊天，来消磨这难得的闲暇的时间。但休闲的过程中，自己的内心却常常觉得一阵阵的发空，也知道自己这是在浪费生命。有时真的希望领导多交待些任务，省得自己闲在那里难受。
　　问问身边的同事，特别是那些年龄相当的同事，也全都或多或少的有同样的苦闷。
　　请老同志指点迷津。

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重新认识你的工作（1）
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　　工作中，有的人举重若轻，每件事都能做在点子上。也有的人，虽然兢兢业业勤勤恳恳，做起事来却总是合不上领导的节奏。究其原因，是后者对自己的工作缺乏深刻的认识。
　　＇＇重新认识你的工作第8封回信第8封回信重新认识你的工作
　　小爽：
　　来信收到，你在信中诉说的苦闷我很理解。对于大多数刚参加工作不久的年轻人来说，都有干好工作的愿望，特别是领导交办了一件工作后，更是会努力地将其做好。但在没有明确任务的情况下，就常常不知道该干点什么了。造成这种情况的原因无非有二，一是说明你到目前为止还没有一个明确的人生目标，人只有拥有了明确的奋斗目标，才能找出自己的差距和不足，进而明确自己的努力方向。你信中说开始时也曾试图用学英语来填充自己空闲的时间，但又觉得英语与现实的工作相距太远了而提不起兴趣就是这个道理。二是对你现在的工作缺乏深刻的认识，所以觉得该做的工作都做了，接下来就不知道还有什么可改进的地方了。
　　关于明确的人生目标问题，我想以后有机会再与你作深入的探讨，今天我们仅就如何改进你的工作谈谈个人的体会。
　　观察一下我们周围的人，你不难发现，有的人在工作中举重若轻，做起事来不慌不忙，有条不紊，每样工作都能够做在点子上。而也有些人，工作中兢兢业业勤勤恳恳，做起事来却总是合不上领导的节奏，受累不少，就是得不到领导和同事们的认可。造成这种差别的原因可能有很多，如人的做事能力不同等。但我认为最主要的原因是后者对自己所负责的工作缺乏深刻的认识。对这样的说法你可能会颇不以为然：不就是自己每天都要做的那点事吗？有什么认识深刻不深刻的？其实不然，如果我们肯花一点时间思考一下我们每天所做的每项工作的必要性与合理性，分析一下每件工作的来龙去脉或历史成因，在工作中多问几个为什么，这对做好你的工作将会大有裨益的。
　　你的岗位职责是什么？
　　在很多单位里，对每一个岗位都制定了明确的岗位职责，你只需按着岗位职责的要求去做就可以了。但有些单位却没有成文的岗位职责，或岗位职责与现实要求存在着明显的出入，这种情况下就要花些心思研究一下你真正的岗位职责是什么了。每一个岗位分管的工作一般都不止一项，在这些工作中，有岗位要求的，有领导指派的，有从你的前任那里继承来的，有临时摊派的，也有友情客串的，不一而足，所有这些都应该做到心中有数。
　　在清理自己的职责范围时最应引起我们注意的是那些有争议的工作，在你看来应该归别人负责，而对方却认为应由你来负责的，对这类工作一定要及时地分清隶属，必要时可请示领导，以免出现无人管理或重复管理的现象。
　　严格来说，岗位职责是一个立体概念，除了前面讲的范围外，还有一个幅度的问题，即对你所分管的工作负责到什么程度为宜，一旦超出这个幅度就不是你来负责的了。举一个简单的例子，某公司招待费管理办法中规定：每餐标准在200元以下的招待费由秘书负责审批，每餐标准在200～500元的招待费由办公室主任负责审批，每餐标准在500元以上的招待费由公司经理负责审批。如果你是该公司的办公室主任，你的工作职责是负责对每餐额度在200～500元的招待费进行审批，低于或高于这个额度的招待费的审批都不属于你所负责的工作。
　　在管理学中讲究纵向到底，横向到边，只有准确地了解自己职责的底和边，你的工作才不会出现纰漏。搞清自己工作职责范围的最好办法是研读岗位职责，并在平时的工作中仔细观察揣摩，有必要时可以直接请示你的领导，他一定能够明确告诉你该岗位职责都包括哪些。
　　你最重要的岗位职责是什么？
　　对你所分管的各项工作按重要程度进行排序，看看哪些是最重要的，哪些是较重要的，哪些是不太重要的？你的领导对你所分管的工作是如何看待的？站在他们的角度再对你所分管的各项工作作一次排序。你周围的同事呢？他们对你所分管工作的看法未必与你完全一致呀。把这几种排序结果统统列出来，进行一番研究，你可能会对你所分管的各项工作产生新的认识。明确你的岗位职责中的轻重缓急，才能科学地分配精力，达到事半功倍的效果。
　　衡量你工作好坏的标准是什么？
　　由于工作的性质不同，衡量每项工作好坏的标准也不尽相同，有的重在创新，有的要求不出纰漏，有的讲究效率，有的关注数量，有的一俊遮百丑，有的一错掩百好。不仅如此，站在不同的角度上，看待同一件工作，关注的重点也不尽相同，在很多情况下，你努力的重点有时并非领导关注的重点，我们日常工作中对领导的诸多抱怨绝大多数都是由于双方关注焦点的不同而引起的：我们作了99％的努力，甚至取得了99％的成绩，领导却视而不见，偏偏抓住我们1％的疏漏不放，分明是故意和我过不去。其实，很有可能你这1％的疏漏却恰恰是领导最为关注的重点。
　　某公司宣传干事小李爱好新闻写作，某日根据公司一次生产动员会的情况写了一篇新闻稿寄给当地的日报，由于稿子质量较高，也正符合当前的宣传重点，便在一个显著位置以较大版面刊登了出来。稿子见报后小李很得意，便找到宣传部长大张邀功请赏。没想到大张看后却暴跳如雷。原来，由于小李一时疏忽，在罗列会议出席人员名单时错将公司常务副总经理的名字列到另一位副总经理之后了。
　　小李对此颇不以为然：不就是排序出了点差错吗？我又不是故意的，大不了我当面向两位领导解释一下不就行了，也用不着发这么大的火呀，成绩还是主要的嘛！大张却不这样看，他有些气急败坏地说：小错误，你知道这排序一乱可能会在公司内外造成多大的混乱吗？人们可能会因此认为公司的领导层内发生了某些变化，甚至可能会被某些别有用心的人加以利用，在公司内产生不必要的混乱，难道你能够向所有看了这篇报道的人都当面进行解释吗？直到此时，小李才知道自己所犯错误的严重性。
　　从某种意义上说，我们是为领导工作的，衡量我们工作质量的好坏是以领导的好恶为标准的（需要明确的一个前提是，领导的好恶与组织的目标是相一致时），所以说，能否站在领导的角度去研究我们所负责的每项工作，是我们做好工作的前提。
　　你所负责的每项工作以及它的步骤、程序等都是必不可少的吗？

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重新认识你的工作（2）
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　　我们每到一个部门或变换一个岗位，都会相应地承担起一系列的工作，领导或你的前任只会告诉你应该做哪些工作，应该怎样做，却绝少告诉你为什么要做这些工作。而你在此后的日子里就会按部就班地做这些工作，直到有一天你离开这个岗位，便再将这些工作的内容及要求交付给你的继任者，由他再机械地重复你所做的那些工作，像一个周而复始的轮回。
　　其实，只要你对自己所分管的每项工作多问几个为什么，就会对它产生全新的认识。这项工作最初产生的背景是什么？这项工作所要达到的目的或效果是什么？这项工作做与不做或完成的质量好坏，对组织的目标或当初设立这项工作的目的会产生哪些影响？为了保证工作的质量和效率，每项工作都有其规定的步骤、程序、规范、要求等，而这些步骤、程序、规范、要求等所列的每一项都是必须或最佳的吗？如果我们减少或改变其中的某些要求或步骤会对完成该工作的质量或效率产生哪些影响？
　　回答这些问题的过程也正是你重新认识自己工作的过程，在这个过程中我们可能会对自己每天都在做的工作有一个全新的认识，你不仅可以知其然还会知其所以然，你可能会发现某些工作的过程或步骤完全可以进行简化甚至取消，却并不影响你得到正确的结果。你还可能发觉在工作中进行创新原来并不像你想象的那样难。在这种情况下，你的工作才可能早日从必然王国进入到自由王国。
　　你能够把自己所负责的每项工作讲出来吗？
　　这里所说的并不是简单地描述，而是系统地讲述，从理论到实践，从点到面，要有经验、有效果、有诀窍、有典型案例。由于工作性质的关系，近年来，常有一些基层单位请我去给他们公司的人员讲课，无非是如何做好××工作之类的题目，要讲的内容都是自己每天都在做的工作，而且我自认为在这些方面还颇有些心得，甚至本就有几分不吐不快的心理，所以只要时间允许就会毫不犹豫地答应下来。
　　本着对听者负责的精神，课还是要提前准备一下的。可一旦备起课来就发现自己原来对每天都在做的工作还是存在着许多模糊之处，特别是要想将日常这些琐碎的工作上升到理论高度，并使之系统化、条理化，讲清每个步骤或每项要求的来龙去脉，还是一件很困难的事情。为了准备一次讲课，不仅要翻看几本相关的理论书籍，甚至还要到过去认为毫不相干的其他工作中去寻找灵感。直到这时候才懂得要想授人一口，自己必须要拥有一壶的道理。若不是已经答应人家了，在这个时候真想打退堂鼓了。可是当讲义终于写完之后，内心所产生的成就感也是无可名状的。自己对这件工作本身又有了更进一步的认识。此后，我就有意识地将与自己相关的工作都编写成讲义，这种编写讲义的过程也正是自己对工作认识升华的过程。
　　一时间，可能还不会有人请你去讲课，但这并不影响你从现在起为你所负责的各项工作编写讲义，在你编写的过程中一定要想象台下正有无数